Die monatliche Lohnbuchhaltung

In diesem Artikel finden Sie Informationen, wie Sie alle relevanten Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung verwalten, prüfen und genehmigen und eine Exportdatei im Excel-Format generieren.

Wie funktioniert die monatliche Lohnbuchhaltung?

Die monatliche Lohnbuchhaltung in Emplovia ermöglicht es Ihnen, relevante Lohnbuchhaltungsdaten zu konsolidieren, überprüfen, genehmigen und exportieren. Anschließend können Sie den Excel-Export an Ihren Lohnbuchhalter schicken, der den monatlichen Lohnbuchhaltungszyklus dann abschließt.

Folgende Schritte sind im monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess vorgesehen:

1. Daten überprüfen – Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft aus. Die Lohnbuchhaltungstabelle befindet sich im Status Wird geprüft. Überprüfen Sie die markierten Datenänderungen für die einzelnen Mitarbeitenden in den Reitern Personaldaten, Gehalt und Abwesenheit. Klicken Sie auf die entsprechende Person, um weitere Informationen zu Datenänderungen zu sehen. Weitere Details finden Sie in der Übersicht über die vorbereitende Lohnbuchhaltung.
2. Abrechnung freigeben – Klicken Sie auf Abrechnung freigeben und bestätigen Sie die Freigabe im Pop-up-Fenster. Die Abrechnungstabelle steht nun fest und ihr Status ändert sich zu Freigegeben.
3. Excel-Datei herunterladen und an Lohnbuchhalter senden – Gehen Sie zu Dokumente und laden Sie die erstellte Excel-Datei herunter. Senden Sie diese Datei Ihrem Lohnbuchhalter, um den betreffenden Abrechnungszeitraum abzuschließen.
4. Zusätzliche Exporte erstellen (optional) – Für den Fall, dass weitere Daten erfasst werden müssen – z. B. Anwesenheiten für Stundenlöhne oder Abwesenheiten, die erst nach der Freigabe genehmigt wurden – können Sie zusätzliche Exporte erstellen, indem Sie auf Export erstellen klicken.

tipp

Sofern Ihr Lohnbuchhalter Zugriff auf Emplovia hat, kann er diese Daten selbst abrufen.

Eine ausführliche Erklärung zur Funktionsweise der Freigabe und den Auswirkungen einer ausgelassenen Freigabe finden Sie unter Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.