Häufig gestellte Fragen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um die vorbereitende Lohnbuchhaltung in Emplovia.
Warum erscheinen inaktive Mitarbeitende noch in der Lohnbuchhaltung?
Auch nach dem Austritt können Mitarbeitende noch in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sichtbar sein. Das ist der Fall, wenn der Austritt nicht korrekt im Profil hinterlegt wurde – etwa wenn lediglich der Status geändert, aber kein Austrittsdatum gesetzt wurde. Zusätzlich berücksichtigt Emplovia Vergütungszahlungen und Datenänderungen noch für bis zu drei Abrechnungszeiträume nach dem Austritt, damit abschließende Anpassungen vollständig erfasst werden.
Warum fehlen bestimmte Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung?
Mitarbeitende werden nur dann in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung angezeigt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Sie befinden sich in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis oder waren im aktuellen Abrechnungszeitraum mindestens einen Tag beschäftigt
- Bei ausgetretenen Mitarbeitenden: Es liegen noch offene Vergütungszahlungen oder Datenänderungen innerhalb von drei Abrechnungszeiträumen nach dem Austritt vor
- Sie sind als interne Mitarbeitende gekennzeichnet
- Falls Gesellschaften genutzt werden, muss eine Zuordnung zu einer Gesellschaft bestehen
Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, wird die Person in der Lohnbuchhaltung nicht aufgeführt. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über die vorbereitende Lohnbuchhaltung.
Warum wird eine geplante Änderung im aktuellen Monat statt im Zielmonat angezeigt?
Die Darstellung hängt davon ab, welchen Reiter Sie betrachten:
- Personaldaten – Hier werden Änderungen in dem Abrechnungszeitraum angezeigt, in dem das Wirksamkeitsdatum liegt. So sehen Sie, was für den jeweiligen Monat relevant ist. Beispiel: Eine am 5. März erfasste Änderung mit Wirksamkeitsdatum 1. Juli erscheint im Juli-Abrechnungszeitraum.
- Mitarbeiteränderungen – Hier sehen Sie Änderungen, die im aktuellen Zeitraum erfasst wurden – unabhängig vom Wirksamkeitsdatum. So wird sichergestellt, dass auch rückwirkende Anpassungen nicht übersehen werden. Dieselbe Änderung aus dem Beispiel oben würde hier im März-Zeitraum erscheinen.
Warum wird eine neue Abwesenheitsart nicht angezeigt?
Neue Abwesenheitsarten müssen zunächst in den Abrechnungseinstellungen aktiviert werden, bevor sie im Reiter Abwesenheiten der Lohnbuchhaltung sichtbar sind. Die Konfiguration nehmen Sie unter Einstellungen > Lohn & Gehalt > Abrechnungseinstellungen > Abrechnungsdaten vor. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Die vorbereitende Lohnbuchhaltung einrichten.
Wie gehe ich mit Änderungen nach der Freigabe um?
Nach der Freigabe sind die Reiter Personaldaten und Gehalt eingefroren – nachträgliche Änderungen werden dort nicht mehr angezeigt. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Daten an den Lohnbuchhalter übermittelt wurden.
Fallen nach der Freigabe dennoch Änderungen an, die für den laufenden Abrechnungszeitraum relevant sind, erstellen Sie einfach einen neuen Export. Nachträgliche Änderungen werden darin gelb markiert, sodass Ihr Lohnbuchhalter die Anpassungen gezielt nachvollziehen kann.
Welche Auswirkungen hat es, wenn die Lohnbuchhaltung nie freigegeben wird?
Ohne Freigabe werden die Änderungsmarkierungen am ersten Tag jedes neuen Abrechnungszeitraums automatisch zurückgesetzt. Änderungen, die zwischen Ihrem letzten Export und dem Beginn des neuen Zeitraums liegen, werden dann nicht mehr hervorgehoben und können übersehen werden.
Beispiel: Ihr Abrechnungszeitraum endet am 20. Sie erstellen am 18. einen Export ohne Freigabe. Am 20. setzt das System die Markierungen zurück – Änderungen zwischen dem 18. und 20. sind dann nicht mehr als neu erkennbar.
Geben Sie die Lohnbuchhaltung regelmäßig frei, damit Datenänderungen zuverlässig markiert und nachverfolgt werden.
Wie wird das Gehalt bei einer Änderung zur Monatsmitte berechnet?
Bei Gehaltsänderungen innerhalb eines Monats richtet sich die Berechnung nach der eingestellten Methode zur anteiligen Gehaltsberechnung. Emplovia bietet verschiedene Methoden an, die jeweils unterschiedliche Ergebnisse liefern. Eine ausführliche Erklärung mit Beispielen finden Sie unter Methoden zur anteiligen Gehaltsberechnung.
Um Rundungsdifferenzen auszugleichen, können Sie den Differenzbetrag als einmalige Vergütung (positiv oder negativ) erfassen.
Warum weicht der anteilige Betrag bei der 30-Tage-Methode von der Erwartung ab?
Bei der 30-Tage-Methode wird unabhängig von der tatsächlichen Monatslänge mit 30 Tagen gerechnet. In Monaten mit 31 Tagen kann das zu leicht höheren, im Februar zu leicht niedrigeren Auszahlungen führen. Vergleichsrechnungen für verschiedene Monate finden Sie unter Methoden zur anteiligen Gehaltsberechnung.
Kann die anteilige Berechnungsmethode für einen zukünftigen Zeitpunkt geändert werden?
Nein, das ist derzeit nicht möglich. Eine Umstellung der Berechnungsmethode gilt sofort und wirkt sich auch auf die Berechnung vergangener Zeiträume aus.
Beeinflusst eine Methodenänderung bereits freigegebene Abrechnungszeiträume?
Die Tabellenansicht freigegebener Zeiträume bleibt unverändert – dort werden weiterhin die Beträge angezeigt, die zum Zeitpunkt der Freigabe galten. Um die Auswirkungen der neuen Berechnungsmethode für einen vergangenen Zeitraum zu sehen, erstellen Sie einen neuen Export für diesen Zeitraum.
Warum wird bei geänderten Wochenstunden keine Gehaltsänderung im Reiter Mitarbeiteränderungen angezeigt?
Der Reiter Mitarbeiteränderungen zeigt nur direkte Änderungen an Attributen oder Vergütungsbestandteilen. Wenn sich die Wochenstunden ändern, wird dies dort aufgeführt. Eine daraus resultierende Neuberechnung des anteiligen Gehalts erscheint jedoch nicht als separate Änderung, da der Vergütungswert selbst unverändert bleibt – lediglich die Berechnungsgrundlage hat sich geändert.
Kann eine freigegebene Lohnbuchhaltung zurückgesetzt werden?
Nein, eine einmal freigegebene Lohnbuchhaltung kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Daten in den Reitern Personaldaten und Gehalt bleiben in dem Zustand eingefroren, in dem sie zum Zeitpunkt der Freigabe vorlagen. Sie können aber jederzeit neue Daten erfassen, Attribute aktualisieren und zusätzliche Exporte erstellen – diese enthalten immer den aktuellen Stand.
Kann der Abrechnungszeitraum nach der Freigabe geändert werden?
Nein, für Monate mit bereits freigegebener Lohnbuchhaltung kann der Abrechnungszeitraum nicht mehr angepasst werden. Änderungen am Abrechnungszeitraum sind nur für zukünftige, noch nicht freigegebene Monate möglich.