Übersicht über die vorbereitende Lohnbuchhaltung

Dieser Artikel bietet eine Einführung in den Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung und erklärt die Struktur und die wichtigsten Funktionen der Lohnbuchhaltungstabelle. Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung vereint alle abrechnungsrelevanten Daten und hilft Ihnen, monatliche Lohnbuchhaltungsprozesse effizient zu verwalten. Hier können Sie:

Personal- und Vergütungsdaten, Abwesenheiten sowie Datenänderungen seit der letzten Freigabe prüfen
Details zu Datenänderungen einsehen und Mitarbeitendenprofile aufrufen, um Anpassungen vorzunehmen
Die monatliche Lohnbuchhaltung freigeben und die Reiter Personaldaten, Gehalt und Abwesenheit einfrieren, damit Sie genau wissen, welche Daten für diesen Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden
Jederzeit einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erstellen, in dem die aktuellen Änderungen in der Excel-Datei markiert sind
Die Einstellungen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung unter Einstellungen > Lohn & Gehalt > Abrechnungseinstellungen bearbeiten

Wie Sie die Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren, erfahren Sie im Artikel Die vorbereitende Lohnbuchhaltung einrichten. Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie in den FAQ zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Die Lohnbuchhaltungstabelle

Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung ist nach Abrechnungsmonat und Gesellschaft geordnet. Um auf diesen Bereich zuzugreifen, gehen Sie in der Navigationsleiste links zu Lohnbuchhaltung.

Hier können Sie:

Monat und Reiter auswählen – Verwenden Sie das Dropdown-Menü oben links, um zum gewünschten Abrechnungsmonat zu navigieren
Lohnbuchhaltung freigeben – Oben rechts wird in einer Übersicht der Status für den ausgewählten Monat sowie das Datum angezeigt, seit dem Änderungen markiert werden. Klicken Sie auf den Freigabe-Button, um die Lohnbuchhaltung freizugeben. Es wird automatisch ein Export generiert.
Exporte erstellen – Erstellen Sie jederzeit vor und nach der Freigabe weitere Exporte, indem Sie auf Export erstellen klicken. Im Reiter Dokumente können Sie Exporte herunterladen.

Reiter Personen

Sehen Sie eine Übersicht aller Mitarbeitenden, die für den aktuellen Abrechnungszeitraum in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden.

Reiter Personaldaten

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Lohnbuchhaltungsdaten und Änderungen für alle Mitarbeitenden. Hier können Sie:

Überblick gewinnen – Sehen Sie eine Tabelle der Mitarbeitenden, die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden. Alle Mitarbeitenden werden jeweils in einer Zeile mit ihren persönlichen Daten und Vergütungsattributen angezeigt
Datenänderungen überprüfen – Sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen sich geändert haben, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor
Details einsehen – Klicken Sie auf die Detailansicht eines Mitarbeitenden. Dort können Sie Datenänderungen überprüfen, Abwesenheitszeiträume einsehen und bei Bedarf zum Profil navigieren, um Informationen zu aktualisieren

Sobald Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Reiter Gehalt

Sehen Sie eine Tabelle der Mitarbeitenden mit ihren Vergütungsdaten für den aktuellen Abrechnungszeitraum. Hier können Sie:

Nur Vergütungsdaten anzeigen – Verschaffen Sie sich einen Überblick über Vergütungsdaten und Änderungen im aktuellen Abrechnungszeitraum. Jede Vergütungsart und der dazugehörige Gehaltsbestandteil (z. B. Grundvergütung, wiederkehrende Zulage) wird in einer separaten Zeile angezeigt
Vergütungsdetails anzeigen – Kommentare zu Vergütungsarten wie Boni und wiederkehrenden Zulagen finden Sie direkt in der Tabelle. Fahren Sie für weitere Informationen mit der Maus über den Namen eines Mitarbeitenden und navigieren Sie bei Bedarf zum Profil

Sie können angezeigte Spalten anpassen und Mitarbeitende filtern, sortieren und durchsuchen. Sobald Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Reiter Abwesenheit

Sehen Sie eine Tabelle aller Abwesenheiten von Mitarbeitenden, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum enthalten sind. Hier können Sie:

Nur Abwesenheiten anzeigen – Verschaffen Sie sich einen Überblick über Abwesenheitsdaten, einschließlich ausstehender Abwesenheitszeiträume und Zeiträume ohne Enddatum im aktuellen Abrechnungszeitraum. Jede Abwesenheit wird in einer eigenen Zeile angezeigt
Details einsehen – Zeigen Sie Kommentare zu Abwesenheiten, Abwesenheitszeiträume und deren Genehmigungsstatus sowie die Führungskräfte der Mitarbeitenden an. Fahren Sie mit der Maus über den Namen einer Führungskraft, um diese direkt zu kontaktieren, beispielsweise wenn eine Genehmigung für einen Abwesenheitszeitraum aussteht

Reiter Projekte

Sehen Sie die auf Projekte gebuchten Stunden für jeden Mitarbeitenden im aktuellen Abrechnungszeitraum.

Reiter Mitarbeiteränderungen

Der Reiter Mitarbeiteränderungen bietet Ihnen einen optimierten Überblick über alle Änderungen. Wählen Sie zwischen zwei voreingestellten Ansichten:

Alle Änderungen – Sehen Sie Änderungen an Attributen, die Sie in den Einstellungen ausgewählt haben, sowie alle Vergütungsänderungen. Änderungen nach der Freigabe sind im nächsten Abrechnungszeitraum enthalten.
Rückwirkende Änderungen – Sehen Sie Änderungen, die vor dem aktuellen Abrechnungszeitraum datiert sind

Sie können für jede Ansicht Spalten ändern und nach Mitarbeitenden filtern, sortieren oder suchen. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeitenden, um zum Profil zu gelangen.

info

Dieser Reiter hebt Änderungen nicht hervor und ist in Exporten nicht enthalten. Er friert bei der Freigabe nicht ein.

Reiter Dokumente

Im Reiter Dokumente finden Sie eine Übersicht über alle Lohnbuchhaltungsexporte, die innerhalb des aktuellen Abrechnungszeitraums erstellt wurden, und können diese herunterladen. Dieser Reiter friert bei der Freigabe nicht ein.

Die Lohnbuchhaltungstabelle​

Die Lohnbuchhaltungstabelle