Die vorbereitende Lohnbuchhaltung einrichten

Erfahren Sie, wie Sie Abrechnungszeiträume, Berechnungsmethoden, Abrechnungsdaten und Erinnerungen unter Einstellungen > Lohn & Gehalt > Abrechnungseinstellungen konfigurieren.

Bevor Sie beginnen

Um die Abrechnungseinstellungen zu konfigurieren, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Bereich Lohnbuchhaltung. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, falls Sie nicht über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.

Auf Abrechnungseinstellungen zugreifen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohn & Gehalt > Abrechnungseinstellungen. Die Einstellungen sind in vier Bereiche unterteilt:

• Abrechnungszeiträume
• Allgemeines
• Abrechnungsdaten
• Erinnerungen

Abrechnungszeiträume

Legen Sie für jede Gesellschaft fest, an welchem Tag des Monats der Abrechnungszeitraum beginnt.

Abrechnungszeitraum konfigurieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Lohn & Gehalt > Abrechnungseinstellungen > Abrechnungszeiträume
2. Wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie konfigurieren möchten
3. Legen Sie den Starttag des Abrechnungszeitraums fest (z. B. 1. jeden Monats)
4. Legen Sie das Wirksamkeitsdatum fest – ab wann die Änderung gültig sein soll

Die aktuelle Konfiguration zeigt:

• Frequenz – z. B. Monatlich
• Periode – z. B. 1. - letzter Tag
• Gültig seit – Ab wann die aktuelle Konfiguration gilt

warnung

Bereits freigegebene Monate können nicht mehr geändert werden. Das Wirksamkeitsdatum muss auf einen zukünftigen, noch nicht freigegebenen Zeitraum gesetzt werden.

Allgemeines

Allgemeine Einstellungen, die sich auf die gesamte Vergütungsberechnung auswirken.

Berechnungsmethode

Wählen Sie die anteilige Berechnungsmethode für unvollständige Beschäftigungsmonate. Diese Einstellung bestimmt, wie Gehälter berechnet werden, wenn Mitarbeitende zur Monatsmitte eintreten oder austreten.

Verfügbare Methoden:

• Monatliches Fixgehalt – 30 Tage
• Monatliches Fixgehalt – Arbeitstage
• Jährliches Fixgehalt – Arbeitstage
• Kalendertage – jährlich
• Kalendertage – monatlich
• Tatsächliche Arbeitstage

Ausführliche Erklärungen und Beispiele finden Sie unter Methoden zur anteiligen Gehaltsberechnung.

Rückwirkende Auswirkungen

Die Änderung der Berechnungsmethode wirkt sich auf die gesamte Vergütungsberechnung aus – auch auf vergangene Zeiträume. Stimmen Sie sich mit Ihrem Lohnbuchhalter ab, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Projektstunden anzeigen

Aktivieren Sie diese Option, um die auf Projekte gebuchten Stunden in der Lohnabrechnung anzuzeigen.

Abrechnungsdaten

Konfigurieren Sie, welche Datenspalten in den Lohnbuchhaltungstabellen angezeigt werden. Diese Einstellungen können pro Gesellschaft angepasst werden.

Personaldaten

Legen Sie fest, welche Spalten in der Personaldaten-Tabelle unter Lohnabrechnung angezeigt werden. Sie können Attribute aus folgenden Kategorien auswählen:

Kategorie	Beispiel-Attribute
Öffentliches Profil	Vorname (fixiert), Nachname (fixiert), Standort, Abteilung
Personalinformationen	Anstellungsart, Vertragsende, Wochenstunden, Eintrittsdatum
Persönliche Daten	Straße, Ort, Familienstand, Nationalität, Enddatum der Probezeit
Lohnabrechnungsdaten	Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Kirchenzugehörigkeit, Kinderfreibetrag, Krankenversicherungsart
Bankdaten	IBAN, BIC
Lohnbuchhaltungsattribute	Angerechnete Zeit, Überstundenauszahlung, Unterbrechung Beginn/Ende/Art

info

Vorname und Nachname sind fixierte Spalten und können nicht entfernt werden.

Abwesenheitsarten

Wählen Sie, welche Abwesenheitsarten in der Abwesenheiten-Tabelle unter Lohnabrechnung angezeigt werden. Typische Arten sind:

• Urlaub
• Krankheit
• Mutterschutz
• Elternzeit
• Unbezahlte Freistellung

Erinnerungen

Richten Sie automatische Erinnerungen ein, damit Lohndaten rechtzeitig vor der Frist geprüft werden.

Erinnerungen aktivieren

Aktivieren Sie automatische Erinnerungsbenachrichtigungen, die vor Ablauf der Abrechnungsfrist versendet werden.

Frist

Wählen Sie, wie die Abrechnungsfrist bestimmt wird:

Typ	Beschreibung
Fester Tag	Die Frist ist immer ein bestimmter Tag im Monat (1–28)
Dynamisch	Die Frist wird automatisch anhand des Periodenendes berechnet

Erinnerungszeitpunkt

• Tage vor Frist – Anzahl Tage vor der Frist, ab wann die Erinnerung versendet wird (z. B. 3 Tage)
• Häufigkeit – Wie oft die Erinnerung versendet wird (z. B. einmalig)

Empfänger

Einstellung	Beschreibung
Empfänger-Modus	Alle Berechtigten – Alle Benutzer mit der Berechtigung „Lohnabrechnung lesen" werden benachrichtigt
App-Benachrichtigungen	Immer aktiv
E-Mail-Benachrichtigung	Optional – Erinnerungen werden zusätzlich per E-Mail versendet

tipp

Setzen Sie die Erinnerung auf mindestens 3 Tage vor der Frist, damit Prüfer genügend Zeit haben, alle Lohndaten zu kontrollieren und freizugeben.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über Methoden zur anteiligen Gehaltsberechnung mit ausführlichen Beispielen
• Lesen Sie die Häufig gestellten Fragen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung
• Verstehen Sie den monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess, um zu sehen, wie diese Einstellungen in der Praxis wirken