Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung
Erfahren Sie, warum es wichtig ist, die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freizugeben, damit die markierten Datenänderungen korrekt angezeigt werden und keine Informationen verloren gehen.
Was passiert bei der Freigabe
Die Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung löst drei zentrale Aktionen aus:
- Personaldaten werden eingefroren – Der aktuelle Stand aller Mitarbeiterdaten im Reiter Personaldaten wird fixiert. Auf Basis der Tabellendaten wird ein Export generiert.
- Änderungsmarkierungen werden zurückgesetzt – Für die nächste Abrechnungsperiode werden nur noch Änderungen seit der letzten Freigabe hervorgehoben.
- Spätere Änderungen bleiben einsehbar – Änderungen, die nach der Freigabe vorgenommen werden, können Sie weiterhin in der Detailansicht der einzelnen Mitarbeitenden sowie in nachfolgenden Exporten einsehen.
Regelmäßige Freigabe
Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben, werden die Änderungsmarkierungen im Reiter Personaldaten bei jeder Freigabe aktualisiert. Selbst wenn sich das tatsächliche Freigabedatum verschiebt und von Ihrem festgelegten Abrechnungsstichtag abweicht, werden die Markierungen bei jeder Freigabe zuverlässig zurückgesetzt.
Beispiel: Ihr Abrechnungsstichtag ist der 20. eines jeden Monats. Geben Sie die Lohnbuchhaltung bereits am 18. frei, markiert das System alle Änderungen, die zwischen diesem Zeitpunkt und der nächsten Freigabe eintreten – unabhängig von den Grenzen des Abrechnungszeitraums. Auch wenn Sie erst am 21. freigeben, gehen keine Änderungen verloren.
Die Änderungsmarkierungen bilden immer den Zeitraum zwischen der letzten Freigabe und dem aktuellen Stand ab – nicht den kalendarischen Abrechnungszeitraum. Das gibt Ihnen volle Flexibilität beim Zeitpunkt der Freigabe.
Was passiert ohne Freigabe
Erstellen Sie am Ende Ihres Abrechnungszeitraums Exporte, ohne die vorbereitende Lohnbuchhaltung jemals freizugeben, werden die Änderungsmarkierungen im Reiter Personaldaten automatisch am ersten Tag des neuen Abrechnungszeitraums aktualisiert.
Das bedeutet: Wenn Sie einen Export zu einem anderen Datum als dem Ende des Abrechnungszeitraums erstellen, werden Änderungen zwischen dem Exportdatum und dem Beginn des neuen Zeitraums nicht mehr hervorgehoben.
Beispiel: Ihr Stichtag ist der 20. Sie erstellen am 18. einen Export ohne Freigabe. Am 20. setzt das System die Markierungen automatisch zurück. Änderungen zwischen dem 18. und 20. sind nicht mehr hervorgehoben und können übersehen werden.
Sobald Sie die Lohnbuchhaltung einmal freigegeben haben, werden alle nachfolgenden Änderungen bis zur nächsten Freigabe markiert. Geben Sie in den Folgemonaten nicht mehr frei, lässt sich anhand der Markierungen nicht mehr unterscheiden, welche Änderungen aktuell sind und welche älter.
Änderungen nach der Freigabe
Sobald die Lohnbuchhaltung freigegeben ist, wird der Reiter Personaldaten eingefroren und nachfolgende Änderungen werden dort nicht mehr angezeigt. So wissen Sie immer genau, welche Daten bereits an Ihren Lohnbuchhalter weitergeleitet wurden.
Nachträgliche Änderungen erfassen
Wenn nach der Freigabe noch Änderungen anfallen, die für den laufenden Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden müssen:
- Erstellen Sie einen weiteren Export über Export erstellen
- Der neue Export weist die nachträglichen Änderungen gelb markiert aus
- Leiten Sie den zusätzlichen Export an Ihren Lohnbuchhalter weiter
- Diese Änderungen werden im Folgemonat nicht mehr als neu hervorgehoben
Auch wenn nachträgliche Änderungen im eingefrorenen Reiter Personaldaten nicht sichtbar sind, werden sie in nachfolgenden Exporten vollständig erfasst. Es gehen keine Daten verloren.