Anwesenheiten Import
Der Anwesenheiten-Import ermöglicht es Ihnen, Zeiterfassungsdaten für Mitarbeiter in das System zu importieren. Dies ist besonders nützlich beim Übertragen historischer Daten oder beim Systemwechsel.
Der Datenimport ist nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar.
Beim Import von Anwesenheitsdaten können immer nur Daten für einen einzelnen Benutzer gleichzeitig importiert werden. Gehen Sie mit äußerster Sorgfalt vor, da fehlerhafte Daten Auswirkungen auf die Zeitaufzeichnung haben können.
Zugriff
Navigieren Sie zu Allgemeines → Daten → Importe und wählen Sie "Anwesenheiten" als Importtyp.
Voraussetzungen
Bevor Sie Anwesenheitsdaten importieren können, stellen Sie sicher, dass:
- Der Mitarbeiter bereits im System angelegt ist
- Dem Mitarbeiter ein Standort mit gültigem Land und Bundesland zugewiesen ist (für korrekte Feiertagsberechnung)
- Ein korrektes Arbeitszeitmodell dem Mitarbeiter zugeordnet ist
- Keine Buchungen für die zu importierenden Tage bereits vorhanden sind
- Projekte (falls verwendet) bereits im System angelegt sind
Excel-Vorlage
Die Anwesenheiten-Import-Vorlage enthält folgende Felder:
Erforderliche Felder
- E-Mail - E-Mail-Adresse des Mitarbeiters (muss im System existieren)
- Buchungskennung - Art der Buchung (siehe erlaubte Werte unten)
- Datum - Datum der Buchung (Format: TT.MM.JJJJ)
- Start - Startzeit (Format: HH:MM)
- Ende - Endzeit (Format: HH:MM)
Optionale Felder
- Projekt - Projektname oder Projektnummer (muss im System existieren)
Erlaubte Buchungskennungen
Die erlaubten Buchungskennungen entsprechen den unter Einstellungen → An- und Abwesenheit → Anwesenheiten → Buchungskennungen definierten Namen. Standardmäßig sind folgende verfügbar:
- Manuelle Erfassung - Standard-Arbeitszeitbuchung
- Home Office - Arbeit im Home Office Zusätzlich erkennt das System automatisch:
- Pause - Wird vom System erkannt, wenn "Pause" eingetragen wird (keine separate Buchungskennung nötig)
Verwenden Sie nur die exakten Namen der in Ihrem System konfigurierten Buchungskennungen. Diese können von den Standardwerten abweichen, wenn sie angepasst wurden.
Wichtige Hinweise
- Prüfen Sie vor dem Import, ob bereits Buchungen für die betreffenden Tage existieren
- Überschneidende Zeiträume führen zu Fehlern
- Der Import wird bei Konflikten abgebrochen
Formatierung beachten
- Datum: Format TT.MM.JJJJ (z.B. 20.04.2024)
- Zeiten: Format HH:MM im 24-Stunden-Format (z.B. 08:00, 17:30)
- E-Mail: Muss exakt mit der im System hinterlegten E-Mail übereinstimmen
- Chronologie: Buchungen eines Tages müssen zeitlich aufeinander folgen
Import-Prozess
-
Vorlage herunterladen
- Laden Sie die Anwesenheiten-Vorlage herunter
- Die Vorlage enthält Beispieldaten zur Orientierung
-
Daten eintragen
- Tragen Sie alle Buchungen für einen einzelnen Mitarbeiter ein
- Achten Sie auf chronologische Reihenfolge der Zeiten
- Pausen müssen zwischen Arbeitszeiten liegen
-
Datei hochladen
- Laden Sie die Datei hoch
- Das System prüft automatisch auf Konflikte
Beispiel-Daten
| Buchungskennung | Datum | Start | Ende | Projekt | |
|---|---|---|---|---|---|
| [email protected] | Home Office | 20.04.2024 | 08:00 | 12:00 | Projekt 123 |
| [email protected] | Pause | 20.04.2024 | 12:00 | 13:00 | |
| [email protected] | Home Office | 20.04.2024 | 13:00 | 16:58 | Projekt 1234 |
| [email protected] | Manuelle Erfassung | 21.04.2024 | 08:03 | 12:06 | |
| [email protected] | Pause | 21.04.2024 | 12:06 | 13:00 | |
| [email protected] | Manuelle Erfassung | 21.04.2024 | 13:00 | 17:17 |
Fehlerbehandlung
Häufige Fehler
| Fehlermeldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| "Mitarbeiter nicht gefunden" | E-Mail existiert nicht im System | Mitarbeiter zuerst anlegen |
| "Überschneidung gefunden" | Zeiträume überlappen sich | Zeiten korrigieren |
| "Buchung bereits vorhanden" | Für diesen Tag existieren bereits Buchungen | Bestehende Buchungen löschen oder anderen Tag wählen |
| "Ungültige Buchungskennung" | Nicht erlaubte Buchungsart | Nur erlaubte Kennungen verwenden |
| "Projekt nicht gefunden" | Projekt existiert nicht | Projekt zuerst anlegen oder Feld leer lassen |
| "Ungültiges Zeitformat" | Falsches Zeit- oder Datumsformat | Format prüfen (HH:MM bzw. TT.MM.JJJJ) |
| "Kein Arbeitszeitmodell" | Mitarbeiter hat kein Arbeitszeitmodell | Arbeitszeitmodell zuweisen |
Nach dem Import
- Prüfen Sie die importierten Zeiten in der Zeiterfassung
- Kontrollieren Sie die Tages- und Wochensummen
- Überprüfen Sie Feiertagsberechnungen
- Validieren Sie Pausenzeiten
Tipps
- Importieren Sie Daten monatsweise für bessere Übersicht
- Beginnen Sie mit einem Test-Import für wenige Tage
- Dokumentieren Sie importierte Zeiträume
- Prüfen Sie Feiertage vor dem Import
- Lassen Sie zwischen Buchungen keine Lücken (außer gewollte Pausen)
- Standort mit Land/Bundesland muss korrekt sein für Feiertage
- Arbeitszeitmodell bestimmt Sollzeiten und Überstunden
- Pausenregelungen werden aus dem Arbeitszeitmodell übernommen
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