Abwesenheiten Import
Der Abwesenheiten-Import ermöglicht es Ihnen, Abwesenheitsdaten wie Urlaub, Krankheit oder Elternzeit für Mitarbeiter in das System zu importieren. Dies ist besonders nützlich beim Übertragen historischer Daten oder beim Systemwechsel.
Der Datenimport ist nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar.
Beim Import von Abwesenheitsdaten können immer nur Daten für einen einzelnen Benutzer gleichzeitig importiert werden. Gehen Sie mit äußerster Sorgfalt vor, da fehlerhafte Daten zu falschen Abwesenheitsaufzeichnungen führen können.
Zugriff
Navigieren Sie zu Allgemeines → Daten → Importe und wählen Sie "Abwesenheiten" als Importtyp.
Voraussetzungen
Bevor Sie Abwesenheitsdaten importieren können, stellen Sie sicher, dass:
- Der Mitarbeiter bereits im System angelegt ist
- Dem Mitarbeiter ein Standort mit gültigem Land und Bundesland zugewiesen ist (für korrekte Feiertagsberechnung)
- Ein korrektes Arbeitszeitmodell dem Mitarbeiter zugeordnet ist (für korrekte Berechnung von Arbeitstagen)
- Keine Überschneidungen mit bestehenden Abwesenheiten vorliegen
- Die entsprechenden Abwesenheitstypen im System konfiguriert sind
Excel-Vorlage
Die Abwesenheiten-Import-Vorlage enthält folgende Felder:
Erforderliche Felder
- E-Mail - E-Mail-Adresse des Mitarbeiters (muss im System existieren)
- Abwesenheitstyp - Art der Abwesenheit (siehe erlaubte Typen unten)
- Startdatum - Erster Tag der Abwesenheit (Format: TT.MM.JJJJ)
- Enddatum - Letzter Tag der Abwesenheit (Format: TT.MM.JJJJ)
- Dauer - Umfang der Abwesenheit (siehe erlaubte Werte unten)
Erlaubte Abwesenheitstypen
Die erlaubten Abwesenheitstypen entsprechen den unter Einstellungen → An- und Abwesenheit → Abwesenheiten konfigurierten Typen. Standardmäßig verfügbar:
- Urlaub
- Krankheit
- Elternzeit
- Sonderurlaub
- Unbezahlter Urlaub
Erlaubte Dauerwerte
- Ganztägig - Vollständiger Arbeitstag
- Erste Tageshälfte - Vormittag (halber Tag)
- Zweite Tageshälfte - Nachmittag (halber Tag)
Wichtige Hinweise
- Prüfen Sie vor dem Import, ob bereits Abwesenheiten für die betreffenden Zeiträume existieren
- Überschneidende Abwesenheiten führen zu Fehlern
- Der Import wird bei Konflikten abgebrochen
Formatierung beachten
- Datum: Format TT.MM.JJJJ (z.B. 10.04.2024)
- E-Mail: Muss exakt mit der im System hinterlegten E-Mail übereinstimmen
- Dauer: Exakte Schreibweise beachten (Groß-/Kleinschreibung)
- Zeiträume: Enddatum darf nicht vor Startdatum liegen
Import-Prozess
-
Vorlage herunterladen
- Laden Sie die Abwesenheiten-Vorlage herunter
- Die Vorlage enthält Beispieldaten zur Orientierung
-
Daten eintragen
- Tragen Sie alle Abwesenheiten für einen einzelnen Mitarbeiter ein
- Achten Sie auf korrekte Datumsangaben
- Prüfen Sie Überschneidungen mit bestehenden Einträgen
-
Datei hochladen
- Laden Sie die Datei hoch
- Das System prüft automatisch auf Konflikte und Feiertage
Beispiel-Daten
| Abwesenheitstyp | Startdatum | Enddatum | Dauer | |
|---|---|---|---|---|
| [email protected] | Krankheit | 10.04.2024 | 20.04.2024 | Ganztägig |
| [email protected] | Elternzeit | 20.04.2024 | 20.04.2024 | Erste Tageshälfte |
| [email protected] | Urlaub | 21.04.2024 | 21.04.2024 | Zweite Tageshälfte |
Fehlerbehandlung
Häufige Fehler
| Fehlermeldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| "Mitarbeiter nicht gefunden" | E-Mail existiert nicht im System | Mitarbeiter zuerst anlegen |
| "Überschneidung gefunden" | Zeitraum überschneidet sich mit bestehender Abwesenheit | Zeitraum anpassen oder bestehende Abwesenheit löschen |
| "Ungültiger Abwesenheitstyp" | Typ existiert nicht im System | Abwesenheitstyp konfigurieren oder korrekten Typ verwenden |
| "Ungültige Dauer" | Falscher Wert für Dauer | Nur "Ganztägig", "Erste Tageshälfte" oder "Zweite Tageshälfte" verwenden |
| "Ungültiges Datumsformat" | Falsches Datumsformat | Format TT.MM.JJJJ verwenden |
| "Enddatum vor Startdatum" | Logikfehler in Datumsangaben | Datumsreihenfolge korrigieren |
| "Kein Arbeitszeitmodell" | Mitarbeiter hat kein Arbeitszeitmodell | Arbeitszeitmodell zuweisen |
| "Standort fehlt" | Kein Standort mit Land/Bundesland | Standort korrekt zuweisen |
Nach dem Import
- Prüfen Sie die importierten Abwesenheiten im Abwesenheitskalender
- Kontrollieren Sie die Urlaubssalden
- Überprüfen Sie, ob Feiertage korrekt berücksichtigt wurden
- Validieren Sie halbe Tage
Tipps
- Importieren Sie Abwesenheiten chronologisch sortiert
- Beginnen Sie mit einem Test-Import für wenige Einträge
- Dokumentieren Sie importierte Zeiträume
- Prüfen Sie Feiertage im betreffenden Zeitraum
- Bei längeren Abwesenheiten: Prüfen Sie Wochenenden und Feiertage
- Standort mit Land/Bundesland muss korrekt sein für Feiertagsberechnung
- Arbeitszeitmodell bestimmt, welche Tage als Arbeitstage zählen
- Feiertage werden automatisch aus der Abwesenheit ausgenommen
- Wochenenden werden je nach Arbeitszeitmodell berücksichtigt
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